Smart working: cos'è il lavoro agile e come funziona in Italia

Lo smart working, che la legge italiana chiama "lavoro agile", è ormai una parola di uso comune, ma spesso viene confusa con il semplice "lavorare da casa". In realtà il lavoro smart working ha regole precise: nasce da un accordo scritto tra lavoratore e datore di lavoro, prevede tutele su orari, sicurezza e disconnessione e va comunicato al Ministero del Lavoro. Vediamo cosa dice la normativa, come si costruisce l'accordo e chi ha la precedenza.

Cos'è lo smart working secondo la legge

Il riferimento normativo è la Legge 22 maggio 2017, n. 81, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 135 del 13 giugno 2017. Il Capo II della legge, dedicato al lavoro agile, comprende gli articoli dal 18 al 24. L'articolo 18 definisce lo smart working come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro.

In pratica, la prestazione si svolge in parte all'interno dei locali aziendali e in parte all'esterno, senza una postazione fissa, entro i limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale previsti dalla legge e dai contratti collettivi. Non è un nuovo tipo di contratto: il lavoratore resta un dipendente, cambia solo il modo di lavorare.

Come ricorda la pagina dedicata del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, la disciplina è stata modificata dalla Legge 122/2022 e si applica, in quanto compatibile, anche ai dipendenti della pubblica amministrazione.

L'accordo individuale: cosa deve contenere

Lo smart working non si impone: si concorda. L'articolo 19 della Legge 81/2017 stabilisce che l'accordo è stipulato per iscritto, ai fini della regolarità amministrativa e della prova. Al suo interno devono essere disciplinati diversi aspetti:

• come si svolge la prestazione fuori dai locali aziendali e come il datore esercita il potere direttivo;
• quali strumenti utilizza il lavoratore;
• i tempi di riposo;
• le misure tecniche e organizzative che garantiscono la disconnessione dagli strumenti di lavoro.

L'accordo può essere a termine oppure a tempo indeterminato. In quest'ultimo caso ciascuna delle parti può recedere con un preavviso di almeno trenta giorni, che diventano novanta per i lavoratori disabili ai sensi della legge n. 68/1999. In presenza di un giustificato motivo, si può recedere prima della scadenza (se l'accordo è a termine) o senza preavviso (se è a tempo indeterminato).

L'articolo 21 aggiunge che l'accordo regola anche il potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione svolta all'esterno, nel rispetto dell'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, e indica le condotte che possono dare luogo a sanzioni disciplinari.

Diritto alla disconnessione e orari

Per evitare di restare "sempre connessi", la legge chiede che l'accordo preveda misure per la disconnessione. Il Protocollo nazionale sul lavoro agile nel settore privato, sottoscritto il 7 dicembre 2021 presso il Ministero del Lavoro dalle principali organizzazioni sindacali e datoriali, ha fissato alcune linee guida.

Il Protocollo prevede che venga individuata una "fascia di disconnessione", cioè un periodo in cui il lavoratore non svolge la prestazione, garantita da misure tecniche e organizzative. Durante assenze legittime, come malattia o ferie, il lavoratore può disattivare i dispositivi di connessione. Il documento stabilisce inoltre che, di norma, nel lavoro agile non possono essere previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario.

Consiglio: prima di firmare l'accordo, controlla che siano scritti in modo chiaro gli orari in cui devi essere reperibile, la fascia di disconnessione, gli strumenti che ricevi e i giorni (o le regole) per lavorare fuori sede. Conservane una copia.

Lavoro smart working: strumenti, sicurezza e tutele

Secondo l'articolo 18, il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore. Il Protocollo del 2021 precisa che, salvo diversi accordi, il datore di lavoro di norma fornisce la strumentazione tecnologica e informatica necessaria. Se le parti concordano l'uso di dispositivi personali, vanno stabiliti criteri e requisiti minimi di sicurezza.

Sul piano della salute e sicurezza, l'articolo 22 obbliga il datore a consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un'informativa scritta sui rischi generali e su quelli specifici legati alla modalità agile. Il lavoratore, a sua volta, deve collaborare all'attuazione delle misure di prevenzione. Dal 7 aprile 2026 la Legge annuale sulle PMI (Legge 11 marzo 2026, n. 34, art. 11) ha inserito questo obbligo anche nel Testo unico sulla sicurezza (D.Lgs. 81/2008): la mancata consegna dell'informativa è punita con l'arresto da due a quattro mesi o con l'ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro.

L'articolo 23 riguarda l'assicurazione INAIL: il lavoratore agile è tutelato contro gli infortuni e le malattie professionali legati alla prestazione resa fuori dai locali aziendali. La tutela copre anche gli infortuni nel normale percorso tra l'abitazione e il luogo scelto per lavorare, quando la scelta risponde a esigenze di lavoro o di conciliazione e a criteri di ragionevolezza.

Infine, l'articolo 20 garantisce al lavoratore agile un trattamento economico e normativo non inferiore a quello dei colleghi che svolgono le stesse mansioni solo in azienda.

La comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro

Dal 1° settembre 2022 il datore di lavoro deve comunicare in via telematica al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori in smart working e le date di inizio e fine della prestazione in modalità agile, secondo quanto previsto dal DM n. 149/2022. Dal 12 gennaio 2025 il termine è fissato direttamente dalla legge: il Collegato lavoro (Legge 13 dicembre 2024, n. 203), all'articolo 14, ha modificato l'articolo 23 della Legge 81/2017 prevedendo l'invio entro cinque giorni dall'avvio del periodo di lavoro agile o dall'evento che ne modifica la durata o lo fa cessare. La comunicazione si invia dal portale Servizi Lavoro (SPID o CIE), anche in modo massivo con file Excel o API REST.

Non è più necessario allegare l'accordo individuale, che però va conservato per cinque anni dalla sottoscrizione. Ecco i termini, secondo le indicazioni della circolare del Ministero del Lavoro n. 6 del 27 marzo 2025:

L'obbligo riguarda i nuovi accordi e le modifiche o proroghe di quelli esistenti. In caso di mancata comunicazione si applica la sanzione amministrativa prevista dall'articolo 19, comma 3, del D.Lgs. 276/2003, da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Chi ha la priorità nelle richieste di smart working

L'articolo 18, comma 3-bis, della Legge 81/2017, come modificato dal D.Lgs. 105/2022, chiede ai datori di lavoro pubblici e privati che stipulano accordi di lavoro agile di riconoscere la priorità alle richieste presentate da alcune categorie di lavoratori. Secondo il Ministero del Lavoro, si tratta di:

• lavoratori con figli fino a dodici anni di età;
• lavoratori con figli in condizioni di disabilità grave, senza limiti di età;
• lavoratori con disabilità in situazione di gravità;
• lavoratori caregiver.

La Legge 18 luglio 2025, n. 106 ha aggiunto un'altra corsia preferenziale: i dipendenti pubblici e privati con malattie oncologiche, o con malattie invalidanti o croniche (anche rare) e un'invalidità pari o superiore al 74%, al termine del congedo previsto dalla stessa legge hanno diritto ad accedere prioritariamente al lavoro agile, se la mansione lo consente.

Attenzione: priorità non significa diritto automatico. Il datore di lavoro che decide di attivare lo smart working deve dare la precedenza a queste richieste, ma la modalità agile resta comunque legata a un accordo tra le parti.

Domande frequenti

Smart working e lavoro agile sono la stessa cosa?

Sì. "Smart working" è l'espressione più diffusa, "lavoro agile" è il termine usato dalla Legge 81/2017: indicano la stessa modalità di lavoro.

Il datore di lavoro può obbligarmi a lavorare in smart working?

Il lavoro agile si basa su un accordo tra le parti. Il Protocollo nazionale del 2021 ribadisce che l'adesione è volontaria e che il rifiuto del lavoratore non è motivo di licenziamento né ha rilievo disciplinare.

Chi deve inviare la comunicazione al Ministero?

Il datore di lavoro. Dal 12 gennaio 2025 i privati hanno 5 giorni dall'inizio effettivo della prestazione agile (o dalla proroga o cessazione); i datori pubblici continuano a comunicare entro il giorno 20 del mese successivo.

Se mi faccio male lavorando da casa sono coperto dall'INAIL?

Sì, l'articolo 23 della Legge 81/2017 prevede la tutela contro infortuni e malattie professionali dipendenti dai rischi della prestazione resa fuori dai locali aziendali, compreso, a determinate condizioni, il tragitto verso il luogo scelto per lavorare.

Posso fare gli straordinari in smart working?

Il Protocollo nazionale sul lavoro agile nel settore privato prevede che, di norma, non possano essere previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario.